10 Schritte für eine erfolgreiche Besetzung Ihrer offenen Stellen

  • Gregor Weihs

Lesedauer: 14 Minuten

Einleitung

Recruiting und das Gewinnen von  wahren Talenten für den eigenen  Betrieb waren noch nie so heraus- fordernd wie in aktuellen Zeiten. 

Der Arbeitsmarkt ist stark im Wandel und das laufend und in einer Schnelligkeit, wie die Digitalisierung es vorgibt. Die Sozialen Medien sind überflutet mit New-Work-Trends. Work & Travel InfluencerInnen  zeigen digitales Nomadentum vor und  kreieren damit neue Bewerberziele in der Work-Life Balance. Employer Branding und die zielgruppenorientierte Online-Präsenz des eigenen Betriebs sind gefragter denn  je und auch die potenziellen Talente sind  mittlerweile Teile der GenZ und jüngeren Generationen, die sich als wahre  Blackbox entpuppen können.

Wenn Sie auch nach Personal suchen und teilweise Stellen monatelang unbesetzt  lassen müssen, haben wir hier Abhilfe:  Experte und langjähriger Kenner der  Branche, Gregor Weihs, Headhunter und Geschäftsführer einer Social-Recruiting Boutique in Österreich, kennt die Tricks  am Bewerbermarkt und teilt erstmals  persönliche Einsichten, verpackt in  

10 leicht umzusetzende Tipps.

Recruiting-Experte mit über 15 Jahren Branchenerfahrung teilt erstmals seine „geheimen Rezepte“

1. Briefing

Bevor es mit dem Besetzen losgehen kann, sollten Sie sich erstmal die Zeit nehmen und ein fundiertes Brainstorming abhalten. Wichtig ist zu Beginn zu eruieren was für eine Position Sie besetzen und wen sie dafür suchen.

Problem: Viele Betriebe wünschen sich eine/n erfahrene/n Mitarbeiter/in, der/die gleich mehrere Rollen einnehmen kann. Dieses Wunschdenken entpuppt sich im späteren Prozess oft als überzogen und lässt die Stelle im schlimmsten Fall unbesetzt.

Lösung: Grenzen sie die Aufgaben klar ab, überlegen Sie was Ihnen wichtig ist und welche Kriterien der/die neue/r Mitarbeiter/in nicht erfüllen soll. Oftmals macht es Sinn zwei Teilzeit-MitarbeiterInnen mit je einer Spezialisierung einzustellen, als eine Vollzeitkraft zu suchen, die alle Wünsche in sich verkörpert oder Zusatzaufgaben an Freelancer punktuell auszulagern.

2. Know your Audience

Nachdem man seine Personas definiert hat, ist zu ermitteln, wo sich diese aufhalten und mit welchen Aussagen und Kanälen man diese erreicht.

Die Wahl der Quelle kann sehr vielfältig sein und hängt vom Profil der/des potenziellen Kandidaten/in als auch der Rolle ab. Ist es ein Junior oder Senior, White oder Blue Collar, oder spezifischer: Hostess oder System Engineer/in – eruieren Sie welche Kanalzugehörigkeit zu dem gesuchten Profil passt. Vorreiter für Fach- und Führungskräfte stellt die Plattform LinkedIn dar. Jüngere Generationen können gut auf sozialen Netzwerken wie Instagram, TikTok und Co. abgeholt werden. Wenn es um FreelancerInnen geht, besonders im Bereich IT, kann Upwork und Fiverr das ideale Medium sein. Und falls es HandwerkerInnen sein sollen, dann sollten Sie nicht halt vor Myhammer oder Willhaben.at machen, denn auch dort können wahre Talente entdeckt werden.

3. New Work-Trends

In der heutigen Zeit gibt es viele neue Modelle und Möglichkeiten, den Arbeitsalltag zu gestalten.

Achtung: Kostenloser Kaffee und ein Obstkorb sind schon lange nicht mehr im Trend und sollten als Benefit nicht propagiert werden. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuellen Begriffe, Trends und Konditionen – Ihre BewerberInnen kenne diese wahrscheinlich bereits sehr gut.

New Work Maßnahmen zielen auf ein größeres Ganzes ab, ohne schwammig klingen zu wollen, jedoch hängen sie tatsächlich von aktuellen Werten der Gesellschaft ab, darunter Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe. Bedeutend mit Maßnahmen wie Remote- und Hybrid-Arbeit, wahre flexible Arbeitszeiten im Sinne einer Abschaffung von 9-to-5 und Virtual Teambuilding Methoden, um internationale Teams zusammen zu halten.

 

 

Zudem können hohe Kosten eingespart werden: Mit einer ausgedehnten HO-Regelung werden weniger physische Arbeitsplätze benötigt bei gleicher Mitarbeiteranzahl. Das spart Kosten bei der Miete durch kleinere Büroflächen, weniger Büroausstattung sowie Minderkosten beim Thema Energie und hat ebenso einen positiven Effekt auf die Umwelt.

Bedenken Sie ebenso Gesundheit am Arbeitsplatz: Multi-funktionale Arbeitsplätze sind gerne gesehen, darunter ein Muss mit höhenverstellbaren Schreibtischen und ergonomischen Stühlen als auch Arbeit im Stehen. Zudem kann eine betriebliche Altersvorsorge Hebel für Gehaltsverhandlungen sein, da BewerberInnen kostbare finanzielle Unterstützung erhalten und dies rückwirkend steuerlich begünstigte Effekte für ArbeitgeberInnen bedeutet.

4. Post and Pray

Wenn Sie nun definiert haben, wen Sie suchen und was Ihre Vorzüge als Arbeitgeber sind, geht es an die Vermarktung:

Das Inserat! Bedenken Sie stets, dass das Stelleninserat der erste Touchpoint zum Bewerber ist und als Visitenkarte des Betriebs betrachtet werden kann.

Das Inserat sollte informativ, dennoch kurz und prägnant sein. Lassen Sie klassische Floskeln aus und versprechen Sie nur, wenn Ihr Unternehmen es auch tatsächlich halten kann. Finger weg von “flachen Hierarchien”, wenn Sie einen mehrstufigen Interviewprozess mit mehreren Verantwortungsebenen hegen. Abzuraten ist ebenso von „Mitarbeiterorientierung“, wenn sie weiterhin lediglich am Obstkorb festhalten. Seien Sie im Gegenzug transparent und unterstreichen Sie lieber die wahren Trümpfe Ihres Betriebs!

Ein weiterer essenzieller Punkt:

Das Gehalt. Es sollten KV-Mindestgehälter als Gehaltsangabe im Stelleninserat vermieden werden. Sie stellen ein gesetzliches Minimum dar, welches abschreckend wirken kann, wenn in der Realität deutlich darüber bezahlt wird. Da im Netz vielerlei Inserate von Ihrem Mitarbeiter geschalten werden, sollten Sie den ersten Eindruck auf keinen Fall verspielen und sich positiv abheben! Wenn man hier Vertrauen verliert, bewirbt sich der/die potenzielle KandidatIn mit wenigen Mausklicken beim nächsten Unternehmen.

Zudem gibt es in Österreich Strafen bei Nichtdarstellung des Gehaltes, daher empfehle ich ein realistisches Mindestgehalt oder eine Bandbreite anzugeben.

5. Active Sourcing

Als Steigerung bzw. direkt als Ergänzung zur Inseratenschaltung empfehle ich die proaktive Kontaktaufnahme mit BewerberInnen – sofern es die Vertraulichkeit der Suche zulässt. Aktives Zugehen ist in dem aktuellen Bewerbermarkt ein starker Erfolgsgarant, aufgrund der Übersättigung an Inseraten am Jobmarkt.

In Österreich wurden im Jahr 2022 Rekordwerte von durchschnittlich 206.500 offene Stellen gemeldet, gleichbedeutend mit 41,4% mehr freien Jobs für 2023.

Da der Rücklauf auf Inserate noch dazu ruckläufig ist, sollten Direktansprachen jedenfalls angewendet werden. Hierzu können Recruiter-Lizenzen auf diversen Netzwerken behilflich sein, wie LinkedIn, Xing, den Datenbanken des Arbeitsvermittlungsservices, Jobplattformen und vielen mehr.

Auch in diesen Ansprachen gilt, dass Sie als erster Kontakt fungieren und Eindruck hinterlassen. Erwecken Sie Interesse für Ihr Unternehmen, indem Sie die wichtigsten Fakten zusammenfassen und das schon vorher verfasste Inserat mitsenden.

Bedenken Sie ebenso, dass ein aktives Zugehen schmeichelnd auf KandidatInnen wirkt. Auf diese Weise erzeugen Sie einen offenen Dialog, identifizieren Ihre Talente schon im Vorhinein und heben sich als RecruiterIn, GeschäftsführerIn oder HR-MitarbeiterIn von konkurrierenden Betrieben und Personalvermittlern ab.

6. Build your brand

Die Zeiten der Digitalisierung bringen neue Informationsmöglichkeiten und damit mehr Transparenz und Aufklärung. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil! KandidatInnen googlen die Betriebe gerne vor der Bewerbung und recherchieren nach. Arbeitgeberrankings erfassen die Attraktivität des Betriebes und bieten KandidatInnen Einblicke in Ihren Arbeitsalltag, das Klima und viele weitere Faktoren wie Gehalt und Teamzusammenhalt. Lassen Sie sich davon nicht verunsichern und nutzen Sie dies, um Ihre Vorzüge zu unterstreichen.

Optimieren Sie Ihre Außendarstellung und seien Sie präsent auf Plattformen wie Kununu oder Glassdoor, lassen Sie Ihre MitarbeiterInnen Google Rezensionen schreiben und kümmern Sie sich um den Werbeauftritt, sprich Teamfotos auf der Webseite und CI-konforme Postings im richtigen Social-Media-Kanal.

7. Time to Hire

Die durchschnittliche vakante Zeit einer Stelle in Deutschland beispielsweise beträgt 161 Tage für Fachkräfte und bei Berücksichtigung aller Anforderungsniveaus im Schnitt 148 Tage. Diese Nichtbesetzung schafft ebenso Unmut bei überlasteten Abteilungen und führt im schlimmsten Fall zu Kündigungen und noch größerem Fachkräftemangel innerhalb des Betriebs.

Je schneller und effizienter Prozesse vonstattengehen, desto angenehmer ist der Verlauf für BewerberInnen und desto rascher ist der Vertrag unterzeichnet. Grundsätzlich gilt, wenn das Angebot passt, nehmen es BewerberInnen auch zeitnah an. Ein wochenlanges Vergleichen kommt in der Regel nur dann zu tragen, wenn etwas dabei ist schief zu laufen.

Der Arbeitsmarkt ist rasend schnell am Zirkulieren und gute BewerberInnen sind sehr schnell vergriffen!

8. Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch klärt beide Parteien auf, bietet Raum zum Kennenlernen und soll ein erstes Fundament schaffen.

Sprechen Sie mit den KandidatInnen auf Augenhöhe, wie schon erwähnt haben wir derzeit einen Bewerbermarkt, was bedeutet: Die BewerberInnen haben meist mehr Vorstellungsgespräche, als Sie BewerberInnen!

Heben Sie sich daher positiv von anderen Betrieben ab und schaffen Sie einen wertschätzenden Zugang. Sprich, keine großen Hürden im Bewerbungsprozess wie 5-stufige Interviewphasen und/oder aufwändige Assessement Centers.

Achten Sie ebenso immer auf klare Vorgänge im Interview und zeigen Sie die nächsten Schritte auf, lieber einmal mehr als einmal zu wenig. Geben Sie den KandidatInnen gerne Feedback mit und seien Sie ehrlich und transparent. Für die meisten Bewerbenden ist dies ein schönes Zeichen und hebt Sie ab, da falsche Versprechungen schnell heuchlerisch wirken können.

Ich sehe immer wieder, dass BewerberInnen wichtigen Input aufgrund der Aufregung im Bewerbungsgespräch nicht hören bzw. rasch vergessen. Verdeutlichen Sie gerne ein zweites Mal Ihre Vorzüge als ArbeitgeberIn am Schluss des Gesprächs, um positiven Nachklang zu schaffen.

9. Plan-B

Das Bewerbungsgespräch ist lediglich ein erstes Indiz über die Eignung, ob der/die Mitarbeiter/in auch langfristig der/die Richtige ist, kann man in dieser frühen Phase nicht eindeutig erkennen.

Seien Sie smart und halten Sie ein weiteres Ass im Ärmel.

Dies können bereits frühere BewerberInnen sein oder zweit platzierte KandidatInnen, die sich womöglich als bessere Mitarbeiter herausstellen, als ihre Performance im Vorstellungsgespräch war.

Wie bereits erwähnt haben BewerberInnen mehrere Vorstellungsgespräche, sodass nur ein/e ArbeitgeberIn den Dienstvertrag mit dem Bewerbenden abschließt. Es ist daher leider nicht unüblich, dass Ihr Angebot nicht angenommen wird. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen und suchen Sie nach Alternativen. Versteifen Sie sich nicht auf eine/n einzige/n Kandidat/in und machen alle Türen zu.

10. Fremdvergabe

Falls Sie internes Recruiting versucht haben und Sie gering bis kaum erfolgreich sind, holen Sie sich externe Hilfe. Externe PersonaldienstleisterInnen, wie HeadhunterInnen, PersonalberaterInnen / -vermittlerInnen als auch Social RecruiterInnen und sonstige Recruiting Agenturen haben sich auf die Vermittlung spezialisiert und hierbei hohe Expertise.

Wenn zu wenige Kapazitäten bestehen oder ein Kompetenzmangel herrscht, können externe Partner eine elegante Lösung darstellen, um bei der Besetzung unterstützen. Nicht besetzte Stellen schaffen Unmut im Team und führen zu schlechter Stimmung. Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Team sich nach und nach auflöst, wodurch das Problem nur verstärkt wird.

Eine nicht besetzte Stelle verursacht ebenso potenziellen Umsatzendgang, da neue Kundenprojekte aufgrund Kapazitätsgrenzen nicht angenommen werden können, oder ebenso Fehlerquoten bei bestehenden Projekten aufgrund Minderbesetzungen und Überlastung steigt – dies wiederum zu Kundenunzufriedenheit führt.

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Gregor Weihs
Gregor Weihs

Geschäftsführer von TalentShark Recruitment GmbH
Headhunter und Personalvermittler

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